关于现代秘书的行政管理素质探讨

中图分类号：C933 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 行政工作是秘书工作的重要组成部分，应当根据行政工作的基本特点，不断提升秘书的行政管理素质，达到高效和高质量开展行政工作目标。

关键词 秘书 行政工作

现代秘书开展好行政管理工作，必须深刻认识行政工作的基本特点，分析行政工作存在的问题，围绕着秘书自身的问题，努力提高行政工作能力水平。

一、现代秘书行政管理工作特点

（一）服务性特征

现代秘书行政管理工作主要具有服务性特征，只有树立秘书人员的服务意识，才能有效的服务于领导，服务于同事，服务于各级行政部门，从而实现信息的快速传递，真正的贯彻落实领导意图，全面提高行政工作效率。首先，秘书的行政服务工作应当从实际行政工作需要出发，科学的对各项行政工作事务的统筹安排。其次，强化树立以人为本的服务理念，能够创新性的为各种行政事务提供便利，从而优化自己与他人的行政效能，实现行政资源的综合优化配置。第三，还要注重在服务工作中的真诚态度，全面提高服务时的做事态度，争取获得服务对象的理解，达到有效全面服务的目标。

（二）繁琐性特征

行政工作内容相对繁杂，只有能够理出行政事务的线索，才能高质量和高效率的完成各项工作任务。首先，行政事务往往千头万绪，秘书在行政工作处理时必须具有化繁为简的能力，能够找出工作的关键环节，充分的提高行政工作的效能。其次，秘书必须制定工作的程序，理清具体事项的顺序，这样才能有条不紊，达到有效胜任的目标，全面解决服务中的现实问题。

（三）辅助性特征

秘书的行政工作往往是辅助领导完成的，秘书的行政工作应当围绕着具体的业务工作开展，行政秘书不仅要辅助领导了解情况，而且还要辅助个部门做好必要的政策传达和政策解读工作。秘书还要在具体的行政事项中起到有效调处矛盾的作用，能够及时的汇总信息，进行必要简单的信息核实归类，为领导决策提供必要的辅助作用，全面有效澄清误会，达到协调关系，实现全面沟通的目标，从而提高现代秘书工作有效性。

（四）预见性特征

作为领导的秘书，在日常行政事务中还要围绕着日常行政事务的文件、档案、数据报表进行综合处理。首先，秘书要有合理的工作计划，能够科学的分配时间，能够关注行政工作运行的方方面面。其次，秘书还要重视收集相关数据信息，注重外部信息的有效汇总，实现信息对比，从而得到基本的判断，并且找出客观的判断依据。

二、现代秘书提高行政能力策略

（一）全面学习综合知识

为了提高秘书的行政工作能力，解决秘书行政工作中遇到的实际困难，必须全面学习相关知识，不断拓展知识视野，有效提高综合能力。首先，加强理论知识学生，提高政策指导水平，有效科学的判断行政事务情况。其次，提高行政事务的管理能力，注重提高行政工作效能，能够运用先进的方法从宏观上把握各项业务工作的具体开展情况，并且运用正确的方式处理应由秘书传递的信息。第三，还要提高服务水平，掌握基本的服务方法，要不断扎实提高业务功底，掌握现代办公设备使用方式方法的基础上，不断优化各种行政资源，全面提高行政事务处理的能力和工作质量。

（二）重视进行自我约束

秘书人员是辅助做好行政工作人员，秘书人员要理清自己在日常行政事务中的角色，要不断加强自我约束，要在参谋助手，辅助服务等角色定位基础上开展工作。首先，秘书参与行政工作要以领导的意志为出发点，要不越位、不错位、不出位。其次，要切实的把文字工作作为出发点，注重根据年度工作计划、总结、报告、文件等基础性的工作来开展行政工作。第三，要以领导布置的具体行政工作为出发点，要有效的收集日常人事、行政制度、办公环境、会议安排、对外联系等具体的行政工作，从而发挥出秘书的具体行政作用。第四，秘书在行政工作中还要讲究态度与方式方法，注重平易近人，得到上下的支持与理解。

（三）掌握正确的工作方法

秘书的行政工作任务相对繁重，领导对各级秘书工作的要求也相对较高，这就要求秘书人员提升行政效率，加强行政工作质量，能够采用正确的方法进行行政工作。首先，秘书要分清行政工作的主次地位，要对琐碎繁雜的行政事务进行归类处理。其次，秘书还要与各行政部门密切配合，起到必要的协调、促进、组织的作用。第三，要加强沟通，灵活的处理各种事务，要协调个项工作的顺利开展。第四，要讲究说话的分寸，注重沟通的技巧，辅助各级行政人员完成好工作，同时懂得中国传统文化氛围中的社交礼仪。

（四）端正工作思想态度

秘书工作压力相对较大，秘书工作的任务相对繁琐，因此秘书还要学会调节心态，注重采用端正的态度进行工作。首先，秘书要认识到行政工作的意义，明确行政工作的价值。其次，秘书要在行政工作中勇于克服挑战，要加强行政工作的预见性和创新性。第三，主动端正服务态度，积极进行自醒，能够及时的研究新问题，全面提高服务效率和质量，发挥出秘书人员应有的服务价值。

三、结语

为了提高秘书的服务效率，解决秘书工作的困难，应当不断提升自身素质，积极自我反省，以正确的态度和良好的能力来应对行政工作。

参考文献：

[1] 吴滇.论高校普通行政管理人员综合素质培养[J].文教资料，2010（05）.

[2] 彭姣娣.浅谈高校行政管理人员的素质建设[J].企业家天地（理论版），2011（07）.

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