如何提升高校二级学院办公室管理成效

摘 要： 高校二级学院办公室是高校重要的综合管理机构，承担着组织协调、参谋助手、服务育人的任务，对学院的日常工作有重要作用。文章针对目前二级学院办公室管理工作中面临的挑战，提出了提升高校二级学院办公室管理成效的对策。

关键词： 高校二级学院办公室 管理成效 提升对策

近年来，大学教育教学管理水平与创新水平已成为影响学校办学水平和效益的重要因素，并日益受到人们的关注，教学管理工作对学校教学水平和学生的个人素质的提高起着重要的影响作用。在这种情况下，如何做好教学管理工作，调动人的积极性，是高校管理者必须面对的课题。高校二级学院办公室肩负着二级学院教学、科研和教职工管理等重要工作，做好办公室管理工作，对整个学校的教学、科研工作的正常运转起着重要的桥梁纽带作用。

一、新时期二级学院办公室面临的挑战

1.办公室职能与目标方面的挑战。

随着高等教育事业的不断发展，办公室的业务在不断扩展。一些不断涌现的新业务，看似与办公室管理无关，实质上仍是办公室业务大类的扩展。而一些看似归办公室管理的工作，实质上又不属其管辖范围之内，办公室人员极易越俎代庖。这一切都说明办公室正面临着认清职能与完成职能方面的挑战。

2.人员素质方面的挑战。

人员服务意识淡薄。办公室作为高校管理的重要部门，在高校管理中起着非常重要的作用，因此办公室人员自认为其工作性质及级别要高出学校的其他部门，导致办公室和其他部门存在摩擦和纠纷。而实际上，办公室理应成为高校的后勤服务部门，是为学校学生、高层领导服务的，更是为学校内其他部门提供信息、咨询、服务的。

人员综合素质有待提高。在高校办公室任职的工作人员一般来自于各种不同的岗位，具有不同的专业背景，并且大多数工作人员既没有接受过教育学、管理学等方面的专门培训，又缺乏必要的继续教育时间与机会。由于从事日常管理，每天忙碌于繁重的事务性工作，加上学校各项工作的持续改进，他们只是凭着有限的经验进行工作，缺乏运用现代方法去思考，其管理水平不能适应高校快速发展的办公室管理工作的要求。

人员激励机制不健全。激励有两层含义：一为鼓励、激发，二为斥责、批评，是通过某种有效的操作激发或诱导使其进入高动机状态，从而为某一目标的实现努力奋进。而目前高校办公室人员的激励手段相对落后，通常只是年度一次的年终奖，并且分配不公平，导致办公室工作人员的积极性不高，为办公室工作的推进带来各种不良的影响。

3.工作任务不断增重的挑战。

我校自评估以来，为适应发展的需要，实行校、院二级管理模式。二级学院设有办公室、教务办、学管办等机关，这些机关一方面要努力为师生员工服务、做好二级学院领导的参谋和助手，另一方面要做好学校办公室和学校各职能部门下达的相应工作，成为全校各项任务下达的终端和基层各项信息的最初反馈部门。由于高校在校师生数量不断增多、学校职能部门的权力下放，一级学院机关所负责的教学运行、学生管理、科研管理、后勤保障等具体工作量相应增加。此外，当前不断深化的教育教学改革和不断提升的办学水平，正在进一步增加二级学院办公室等机关的工作量。

4.办公自动化方面的挑战。

目前各行各业都在向信息化发展，高校二级学院办公室管理也不例外。如今的高校二级学院办公室一般都拥有计算机等一些现代化设备，但由于办公室人员的信息素养不高，没有专门的办公室管理系统软件的开发人员和设备维护人员，缺乏系统的学习和培训。大部分二级学院办公室资源利用较低，往往只停留在文稿处理与打印上。二级学院办公室的办公自动化、信息化程度普遍不高，直接影响着二级学院各项活动的开展。

二、提升二级学院办公室管理成效的对策

1.树立正确的管理理念。

管理以人为本。现代管理中的以人为本的观念，是指在管理活动中坚持一切从人出发，以调动和激发人的积极性和创造性为根本手段，实现效率、效益的不断提高和人的不断发展的观念。思想是行为的先导，人们的思想观念决定其行为结果。高校二级学院办公室的工作人员具有什么样的管理观念对管理效果至关重要。正确、科学的观念会取得高效率的管理效果，错误、落后的观念会给实际工作带来不良的结果，导致管理的失败。在新形势下学院办公室工作人员如果能够在工作的各方面、各环节当中都树立以人为本的观念，从教师、学生的角度出发分析和解决问题，将为办公室管理工作走上良性循环建立一个良好的起点。

2.重视目标管理。

对于学院中心枢纽的二级学院办公室来说，目标管理尤其重要。学院党政应根据学院自身发展需要，在学校宏观政策的指导下，由办公室具体制定更切合实际，更富有激励性、特色性的目标要求。目标制定应采用共同参与制定的方式，学院领导和办公室工作人员一起选择目标并就如何实施达成一致意见，明确目标的完成时限，并注重平时目标反馈。与传统的管理方法相比，目标管理更重视人的自我控制，鼓励全体办公室工作人员民主参与决策。通过建立学院办公室目标管理制度，把个人的目标和组织的目标结合起来，既能充分发挥个人的积极性、能动性和创造性，又能保证办公室工作目标的顺利完成。

3.建立健全规范的规章制度。

制度化建设是加强科学管理、提高工作效率和质量的重要手段。办公室工作要适应高校管理体制改革的需要，就必须加强制度化建设。要建立和完善科学、合理的规章制度体系，使教职员工办事有章可循，使学院各项工作有章可依。

4.注重业务学习，强化人际沟通和团队意识。

办公室人员需注重自身素质的不断提高，学习现代管理知识，提高业务水平，工作中不做外行事。争取掌握各项业务知识，工作中争当多面手，提高服务能力。学院办公室综合工作中部分是常规事务性工作，工作人员在自己的职责范围内能够独立完成。而部分工作需要办公室人员合作才能完成，因此每个办公室工作人员都需要增强团队意识，把分散状态的人力、物力等资源有效整合，实现办公室工作的高效运转。在工作过程中，要建立良好的人际关系和轻松愉快的工作氛围，形成相互信任、相互适应、相互促进的环境，形成一支富有凝聚力的团队，提高工作效率。

5.建立二级学院办公室工作实效性评价体系。

二级学院办公室工作实效性评价体系的建立是检查前一阶段办公室工作成效的重要指标，也是正确制订下一步工作计划的重要依据，起到总结和督导办公室管理工作的作用。评价体系分为三类：（1）自我评价。办公室工作人员通过自我评价一方面可以认识到自身工作的重要性，另一方面可以通过自我评价，感受工作中的不足，强化意识，优化管理。（2）领导评价。领导评价是指学院的领导对二级学院办公室管理做出的总结和评价。领导评价是学院从宏观方面对二级学院办公室管理工作进行检验的重要方式和过程，是学院从宏观方面实现办公室优化管理的战略决策和资源配置的过程。（3）二级分院师生评价。办公室很大程度地为师生服务，与师生的广泛接触，使得办公室管理的优点与缺点很容易显现出来。可以说，院系师生是学院办公室管理效果的直接感应者，对优化办公室管理起到至关重要的作用。

总之，二级学院办公室管理工作者，必须时刻牢记自身职责，坚持与时俱进、不断改革创新的原则，努力成为沟通上下的咽喉、联系左右的纽带、传播信息的中枢，创出特色、创出业绩、创出品牌，全面地提高学校办公室管理的科学化水平。

参考文献：

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［5］张宁.高校二级学院办公室工作初探［J］.办公室业务，2008，（8）.

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