会议接待方案

下面是小编为大家整理的会议接待方案,供大家参考。

　 会议接待方案

　一、会前准备工作

　1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

　2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

　3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

　4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

　5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

　6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

　 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

　(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

　(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

　(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

　(5)摆放适宜花卉。

　7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

　8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

　9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

　二、会务组织与服务工作

　1、会务人员提前 1 小时到达会场，反复检查会场准备情况。

　2、搞好会议签到、材料分发。

　3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

　4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

　5、维持好会场秩序。会议开始前 5 分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

　6、做好会议纪录，写好会议简报。

　7、组织照相。

　8、为与会人员预订车、船、机票等。

　三、会议善后工作

　1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

　2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

　3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

　4、做好会议报道工作。

　会议接待方案

　一、会议概况：

　(一)会议时间：__

　(二)会议地点：__

　地址：___

　 电话：_______

　联系人：__

　(三)参加会议人员

　东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约 50 人。

　二、活动日程(见日程安排表)

　三、工作分工

　成立会议筹备领导小组

　组长：___

　副组长：___

　 领导小组下设办公室，负责人___，具体负责整个会议期间的各项工作。

　成员单位：政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各 1 人。

　办公室下设材料组、会务组。

　(一)材料组

　负责人：___

　成员：秘书处有关人员

　职责：

　1.领导讲话、主持稿、论文集

　2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

　3.会议须知、日程表

　4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

　5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

　6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

　7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

　(二)会务组

　负责人：___

　成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。

　职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会

　议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

　1.车辆

　负责人：___

　(1)会议抽调政治部秘书处轿车 3 台、干部处 2 台、组织处 2 台、老干部处 2 台主要用于迎接代表团。行政处 2 台轿车主要用于会务。

　(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1 台，交警支队前导车 1 台。主要用于参观、游览。

　(3)各单位抽调公务车于 8 月 9 日上午 8：30 分到名门饭店会务组报到，接受任务;交警前导车、3 辆中客 8 月 10 日11：30 到名门饭店会务组报到。

　(4)联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。

　(5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

　(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。

　(7)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

　2.接站

　负责人：___

　8 月 9 日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。

　具体分工：秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。

　3.纪念品

　 负责人：___

　(1)用于登长白山准备雨衣 60 件，秘书处负责统计会议代表服装号，于 8 月 10 日发到会议代表及工作人员手中。

　(2)奥迪 A6 车模 60 辆，由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。

　(3)准备给白山市局纪念品 10 份，以表感谢。

　4.住宿

　负责人：___

　(1)住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长，党委委员、政治部主任安排单独住一标准间，其它代表2 个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

　(2)宴请。9 日各代表团报到后，市局在名门饭店举行欢迎晚宴，拟请_座陪(摆牌)。

　(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

　5.参观、娱乐活动

　(1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。

　责任人：___

　负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员 4 人、并安排解说人员)。

　要求：游览长白山要确保安全，每辆车要配备 350 兆对讲机 I 台(共 5 台)，前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况，要与白山市公安局沟通，协助做好保障工作;车辆进入白山市界，要有白山交警前导车迎接并导，要请白山市局联系 3 名导游，随同代

　表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训 3男3女既 6名随车导游(拟从政治部内挑选)。

　(2)8 月 11 日晚，举办联欢晚会。

　责任人：___

　负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选 5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。

　6.宣传报道

　责任人：___

　(1)负责会议摄、录像工作。

　(2)派摄影、录像记者各 1 人，全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。

　(3)将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。

　7.医疗保障

　责任人：___

　门诊部派 1 名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊，要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车，高山缺氧、爬山困难的实际，备有关药品和医疗器械。

　会议接待方案

　一、会议主题：

　重庆肉协

　肉牛产业研讨会

　长博集团

　 二、会议时间：

　20xx 年 x 月 x 日—20xx 年 x 月 x 日

　三、会议地点：

　邀请函为准

　四、环境布置

　(一)会场涉及区域

　政府,茶海之心景区，长博生态产业园

　五、会议内容

　第一板块会议安排

　(一)会议时间：20xx 年 x 月 x 日下午

　 会议地点：现场及长博会议室

　会议内容：莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流

　(二)会议时间：20xx 年 x 月 x 日上午 8：:30-12:00

　会议地点：政府会议中心(暂定)

　会议内容：

　1)主持人介绍参会来宾，致辞。

　2)县政府领导致辞

　3)介绍重庆长博生态产业园发展规划

　4)遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介

　5)做专项研讨

　 (三)会议时间：20xx 年 x 月 x 日下午 14:00-18:00

　1)会议地点：政府会议中心(暂定)

　2)会议内容：专项讨论

　3)会议结束：致答谢辞

　(三)会议场地布置：

　1)多功能设备：电脑，投影仪设备

　2)会议用品：会议记录薄，笔，茶杯

　(四)会后合影：

　时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。

　第二板块餐饮，住宿安排

　(一)20xx 年 x 月 x 日晚宴时间：18:30

　住宿地点：茶海之心酒店

　(二)20xx 年 x 月 x 日午餐时间：12:00-14:00

　晚餐时间：19:30-20：30

　住宿地点：茶海之心景区

　(三)20xx 年 x 月 x 日早餐时间：8:00

　午餐时间：12:00

　1)8：30-12:00 参观茶海之心景区

　2)做好部分嘉宾回程工作

　(三)晚宴方式：

　1)圆桌形式，10 人一桌

　2)菜品：热菜，凉菜，甜品

　第三板块交通接送

　1 驾驶组应全力配合综合协调组

　1)驾驶组负责嘉宾接送(及时对嘉宾的行程跟踪)

　2)嘉宾回程安排：根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜(及时对嘉宾的行程跟踪)

　3)备用车辆准备两辆

　第四板块会议接待

　(一)工作内容

　 1、会议议程策划：

　2、编撰、印刷会议邀请函

　3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

　4、会议前期报名的接待、物品分发等;

　6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

　7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

　8、提供机(车)票的订购服务工作;

　9、提供专业接待人员服务工作;

　10、根据需要，提供其他公务活动服务工作;

　(二)、组织机构及职责

　 1、综合协调组：以行政办公室为组织核心展开工作

　(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

　(2)负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系

　(3)工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。

　(4)负责与本次会议全面对接工作;

　(5)负责落实政府领导领导的接车辆安排;

　(6)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

　2、接待服务组

　工作职责：驾驶组配合协调组

　 (1)负责嘉宾的接送工作。

　(2)负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务;

　(3)根据嘉宾的实际情况，具体提供接送、车(机)票安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;

　(4)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

　3、会议现场保障组

　工作职责：

　(1)负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否

　正常、速记安排、会议位置安排

　(2)当地媒体邀请安排

　(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

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